Proiectul Liceului CFR Galati - DOCUMENTATIE EXPERT CONTABIL

I. a. AUTORITATEA CONTRACTANTA

Denumire:Grup Scolar Industrial Transporturi Cai Ferate Galati
Adresa: B-dul George Cosbuc nr.225
Localitate: Galati	Cod postal	Tara: Romania
Persoana de contact In atenţia ..............................	Telefon: 0236-319 422
Email: irinucarasiga@yahoo.com	0236-319 422
Adresa/ele de internet (daca este cazul):

I.b Principala activitate a Autoritatii contractante

ministere ori alte autoritaţi publice centrale inclusiv cele subordonate la nivel regional sau local
agenţii naţionale
autorităţi locale
alte institutii guvernate de legea publică
institutie europeană/organizaţie internationala
X altele (specificati): Unitate de învăţământ preuniversitar

servicii publice centrale
aparare
ordine publică/siguranta naţională
mediu
economico-financiare
sanatate
construcţii şi amenajarea teritoriului
protectie socială
cultura, religie si actv. recreative
X educaţie
altele (specificaţi)________________

I.c. Cai de atac:

Eventualele contestaţii se pot depune :
-fie la Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor;
-fie la autoritatea contractanta si apoi la instanţa competenta

Denumire: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor

Adresa: Str. Stavropoleos nr. 6, Sector 3,
Cod Postal 030084, Bucuresti, România
Certificat de Inregistrare Fiscala (CIF): 20329980

Localitatea: Bucuresti
Cod postal: 030084
Tara: România

E-mail: office@cnsc.ro
Telefon: 021 310.46.41

Adresa internet: www.cnsc.ro
Fax: 021 310.46.42

I.d.Sursa de finantare :
Se specifica sursele de finantare ale contractului ce urmeaza a fi atribuit AM POS-DRU.	Dupa caz, proiect/program finantat din fonduri comunitare DA X NU □ Daca DA, faceti referire la proiect: Fondul Social European – POSDRU/109/2.1/G/81807– proiect "Pregatirea practica-primul pas spre un loc de munca"

II: OBIECTUL CONTRACTULUI
II.1) Descriere

Denumire
(a)Lucrari []	(b)Produse []	(c)Servicii X
Execuţie [] Proiectare şi execuţie [] Realizare prin orice mijloace corespunzătoare cerinţelor specificate de autoritate contractantă []	Cumpărare [] Închiriere [] Cumparare in rate []	Categoria serviciului [] [] Se specifica din care categorie de servicii apartine obiectul contractului fie din Anexa 2A , fie din Anexa 2B da X nu []
Principala locatie a lucrarii ________________________ Cod CPV/ CPSA □□□□□□□□/ □□□□□□	Principalul loc de livrare ____________________ Cod CPV/CPSA □□□□□□□□/□□□□□□	Principalul loc de prestare _______________________ Sediu:Grup Scolar Ind. De Transporturi Cai Ferate Galati, bd. George Cosbuc nr.225 Cod CPV/CPSA 71319000-7
II.1.3 Procedura se finalizeaza prin : atribuire Contract de achiziţie:
II.1.4 Durata contractului de achizitie Ani [] [] luni [] [] zile [] de la data estimata pentru semnarea contractului până la data de 30.01.2014

II.2) Cantitatea sau scopul contractului II.2.1) Prestarea de servicii de auditare financiară pentru proiectul "Pregatirea practica-primul pas spre un loc de munca" CONTRACT POSDRU/109/2.1/G/81807 - Cod CPV: 71319000-7

II.2.2) Optiuni (daca exista)
da □ nu X
Daca exista, descrierea acestor optiuni:

III. CONDIŢII SPECIFICE CONTRACTULUI

III.1 Alte condiţii particulare referitoare la contract:
III.1.1. Contract rezervat (dacă DA scurtă descriere)
III.1.2. Altele (dacă DA descrieţi)

DA □ NU ■
DA □ NU ■

IV. PROCEDURA

IV.1) Procedura selectată :achizitie directa

IV.2) Etapa finală de licitaţie electronică DA □ NU ■

IV.3) Se acceptă oferta alternativa DA □ NU ■

V.1) Situaţia personală a candidatului/ofertantului

Declaratii privind eligibilitatea

Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinţa minimă:
- Declaraţia pe proprie răspundere a auditorului/auditorilor financiari din care să rezulte că nu a/au fost sancţionat/i în ultimii 3 ani de către Departamentul de monitorizare şi competenţă profesională al CECCAR – original în conformitate cu FORMULAR 1 din capitolul Formulare - original
Se vor depune la sediul autorităţii contractante, în original, până la data limită de depunere a ofertei.

Neprezentarea acestor documente va duce la excluderea operatorului economic de la procedura pentru atribuirea contractului.

Declaraţie pe propria răsundere, completată în conformitate cu FORMULAR 2 din capitolul Formulare – original.

Încadrarea în situaţia prevăzută la art. 180 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Declaraţie privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006

Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinţa minimă:

Declaraţie privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, conform FORMULAR 3 din capitolul Formulare

V.2) Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale (înregistrare)

Persoane juridice/fizice române Solicitat ■ Nesolicitat □	Cerinţe minime obligatorii: Certificat de atestare a calităţii de auditor financiar eliberat de CECAR România – copie conform cu originalul; Carnet de membru al Camerei Auditorilor Financiari din România, vizat cu menţiunea "ACTIV" pentru anul 2011 – copie conform cu originalul Persoanele juridice vor prezenta certificat de înregistrare – C.U.I., eliberat de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului – copie conformă cu originalul, semnată şi ştampilată; Persoanele fizice autorizate vor prezenta autorizaţia – copie conformă cu originalul, semnată şi ştampilată. În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul nu îşi poate exercita activitatea, sau documentele nu sunt în termenul de valabilitate, nu sunt prezentate în forma solicitată sau lipsesc, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului.
Persoane juridice/fizice straine Solicitat ■ Nesolicitat □	Cerinţă minima obligatorie : - Certificat sau alt document edificator emis de autoritatea competentă, sau în cazul în care nu se eliberează acestea, o declaraţie pe proprie răspundere autentică, dată în faţa unui notar, a unei unităţi administrative sau judiciare ori a unei asociaţii profesionale care are competenţă în acest sens, din care să rezulte că operatorul economic este înregistrat şi care este obiectul de activitate al acestuia, în conformitate cu prevederile legale din ţara în care candidatul / ofertantul este rezident însoţite de traducerea legalizată, în limba română (original).În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul nu îşi poate exercita activitatea, sau documentele nu sunt în termenul de valabilitate, nu sunt prezentate în forma solicitată sau lipsesc, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului.
V.3) Situatia economico-financiara
Solicitat □ Nesolicitat ■

V.4) Capacitatea tehnică şi/sau profesională
Lista principalelor prestări în ultimii 3 ani Solicitat ■ Nesolicitat □	Completarea unui formular-tabel, cuprinzând valori, perioade prestare, beneficiari, conform FORMULAR 4 din capitolul Formulare Fişă de informaţii generale conform FORMULAR 9 din capitolul Formulare - Pentru persoane juridice: 3.1.Autorizaţia de funcţionare, valabilă, în copie conformă cu originalul, semnată şi stampilată. 3.2.Carnete de membru al CECCAR România, vizat cu menţiunea „ACTIV” pentru anul 2011 – copie certificata pentru toţi auditorii implicaţi în derularea contractului. – Pentru persoane fizice: 4.1. – CECCAR România, vizat cu menţiunea „ACTIV” pentru anul 2011 - copie certificata – Angajament de menţinere a valabilităţii ofertei şi de respectare a principiului independenţei conform FORMULAR 10 din capitolul Formulare – original. În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul nu îşi poate exercita activitatea, sau documentele nu sunt în termenul de valabilitate, nu sunt prezentate în forma solicitată sau lipsesc, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului.
Experienţă similară Solicitat ■ Nesolicitat □	Pentru fiecare contract de experienţă similară trebuie completat câte un exemplar de FORMULAR 5 din capitolul Formulare – original: Ofertantul trebuie să prezinte cel puţin 1 contract similar (EXPERTIZA CONTABILA FINANCIARĂ PROIECTE POSDRU sau alte fonduri europene), în ultimii 3 ani , finalizat sau in derular. Contractele de experienţă similară vor fi însoţite de o recomandare scrisă a beneficiarului în original sau in copie conform cu originalul. Notă: Prezentarea contractelor similare constituie o cerinta minima de calificare.
Informatii privind personalul de specialitate Solicitat ■ Nesolicitat □	Se vor prezenta urmatoarele: Informaţii referitoare la personalul ce va fi implicat în derularea contractului. Ofertantul va prezenta lista cu personalul de specialitate care va fi insarcinat cu derularea contractului în conformitate cu Formularul 6 din sectiunea Formulare - original. Lista va fi însoţită de C.V.-ul fiecărei persoane.
Informaţii privind subcontractanţii Solicitat■ Nesolicitat □	Se va prezenta FORMULARUL 7 din capitolul Formulare, completat de către contractant şi de toţi subcontractanţii: Lista cuprinzând subcontractanţii, conform FORMULAR 7 din capitolul Formulare; Declaraţie privind calitatea de participant la procedură conform FORMULAR 8 din capitolul Formulare; Descrierea modului în care contractantul principal va monitoriza şi conduce subcontractanţi pentru a asigura realizarea în timpul stabilit a activităţilor subcontractate; Declaraţie privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, conform FORMULAR 3 din capitolul Formulare; Declaraţii privind eligibilitatea, completată în conformitate cu FORMULAR 2 din capitolul Formulare
Informatii privind asociatii Solicitat ■ Nesolicitat □	Se va prezenta acordul de asociere. Acordul de asociere trebuie să cuprindă un angajamentul ferm prin care se confirma punerea la dispoziţie a resurselor financiare, tehnice şi profesionale. Firmele asociate în indeplinirea contractului vor prezenta toate documentele solicitate la punctele V.1- V.5. Capacitatea tehnico economica se va considera in acest caz in mod cumulativ in ceea ce priveste cerintele de la pct. V 3 si V 4 (sub punctele 1-5).

VI.1) Limba de redactare a ofertei	Limba română
VI.2) Perioada de valabilitate a ofertei	60 de zile de la data depunerii
VI.3) Garanţie de participare Solicitat Nesolicitat ■
VI.4) Modul de prezentare a propunerii tehnice	Propunerea tehnică va conţine un comentariu, articol cu articol, al tuturor specificaţiilor conţinute în caietul de sarcini, prin care ofertantul va demonstra corespondenţa propunerii tehnice cu specificaţiile respective.
VI.5) Modul de prezentare a propunerii financiare	Propunerea financiara se întocmeşte conform FORMULAR 12 din capitolul de Formulare - original.
VI.6) Modul de prezentare a ofertei	Ofertele se depun la beneficiar Grup Scolar Ind. De Transporturi Cai Ferate Galati, bdu. George Cosbuc nr.225, Municipiul Galati, Judeţul Galati. 1. Data limita de depunere a ofertelor 13.03.2012, ora 10.00 2. Coletele cu oferta vor conţine un exemplar original însoţit de un exemplar copie. 3. Originalele şi copiile propunerii tehnice, propunerii financiare şi documentelor de calificare se vor introduce în plicuri distincte, marcate corespunzător. Seturile de originale şi copii vor fi introduce în plicuri separate, marcate corespunzător şi vor fi sigilate. Toate acestea se vor introduce într-un singur plic exterior, netransparent şi închis corespunzător. Plicul exterior va fi marcat cu: "Grup Scolar Ind. De Transporturi Cai Ferate Galati – Comisia de evaluare pentru achiziţia de Servicii de auditare financiara". "A NU SE DESCHIDE INAINTE DE 13.03.2012, ora 13.00". Oferta se va putea depune prin poştă sau direct la sediul autorităţii contractante. 4. Ofertanţii au obligaţia de a numerota şi de a semna fiecare pagină a ofertei, precum şi de a anexa un opis al documentelor prezentate.
VI.7) Data limită de depunere a ofertelor	13.03.2012.ora 10.00
VI.8) Cursul de schimb valutar	Data pentru care se determină echivalenţa lei/euro în vederea facilitării evaluării ofertelor este data anterioară depunerii ofertelor, iar cursul de schimb valutar pentru cele două monede este cursul de schimb afişat de BNR şi valabil pentru data menţionată mai sus.
VI.9) Posibilitatea retragerii sau modificării ofertei	Orice operator economic are dreptul de a-şi retrage sau modifica oferta numai înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertei şi numai printr-o solicitare scrisă în acest sens. Ofertele sunt declarate întârziate dacă sunt depuse la o altă adresă sau în cazul depunerii ofertei după data şi ora limită înscrisă la punctul VI.7).
VI.10) Deschiderea ofertelor	Data, ora şi locul deschiderii ofertelor: 13.03.2012 ora 13.00, la sediul Grup Scolar Ind. De Transporturi Cai Ferate Galati. În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc. La şedinţă de deschidere pot participa reprezentanţi ai ofertantilor care trebuie să prezinte următoarele documente: - împuternicire din partea persoanei autorizate să reprezinte ofertantul la procedură, - copie după actul de identitate al persoanelor care participă la deschidere din partea ofertantilor

VII. CRITERII DE ATRIBUIRE

VII.1) Preţul cel mai scăzut ■

VII.2) Cea mai avantajoasă ofertă tehnico-economică □

Detalii privind aplicarea algoritmului de calcul pentru propunerea financiara

Factori de evaluare	Punctaj maxim
Total puncte pentru oferta cea mai scăzută ca preţ	100

Evaluarea ofertei financiare
Oferta (valoarea totală a propunerii financiare) care depăşeşte bugetul maxim disponibil pentru proiect va fi respinsă.
Erorile aritmetice vor fi corectate conform legislaţiei in vigoare.
În stabilirea punctajului financiar, se va ţine seama de valoarea totală a propunerii financiare.

Algoritmul de calcul este:
a. Ofertei a cărei propunere financiară este cea mai scăzută i se va acorda maximul de puncte, respectiv 100;
b. Pentru celelalte oferte, punctajul se acordă astfel:
Punctaj financiar Pf = (preţminim / preţofertat ) x 100, în care preţminim este preţul cel mai scăzut.

În termen de 20 de zile de la data deschiderii ofertelor, autoritatea contractantă va stabili oferta câstigatoare, pe baza criteriului de atribuire precizat în anuntul de participare si în documentatia de atribuire.

VIII.1) Ajustarea preţului contractului DA □ NU ■	Nu se aceptă actualizarea preţului contractului.
VIII.2) Garanţia de bună execuţie a contractului Solicitat ■ Nesolicitat □	Cuantumul garanţiei de bună execuţie a contractului de livrări de produse este de 10% din valoarea contractului de livrare de produse, fără TVA. Modul de constituire a garanţiei de bună execuţie a contractului de livrare de produse: pe bază de scrisoare de garanţie de bună execuţie conform FORMULAR 14 din capitolul de Formulare.

Ofertanţii care participă la procedura de cerere de oferta, trebuie să-şi însuşească regulile şi termenii documentaţiei de atribuire. Orice participant la licitaţie poate formula întrebări în termenul precizat în documentaţia de atribuire, iar apoi, răspunsurile vor fi transmise tuturor participanţilor la procedură.

Avizat
Respoansabil financiar,
Ec. Rodica-Nicoleta Raducanu-Mangar

Întocmit
Responsabil achiziţii
Jr. Rasiga Irina

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică.

Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice.

În acest sens orice ofertă prezentată va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică se înscrie în limitele cerinţelor din Caietul de sarcini.

Ofertarea de produse cu caracteristici tehnice care nu răspund caracteristicilor tehnice prevazute în Caietul de sarcini atrage descalificarea ofertantului.

Specificaţii Tehnice: Servicii de contabilitate in cadrul proiectului: "Pregătirea practică-primul pas spre un loc de muncă" ID 81807
Specificatii tehnice pentru efectuarea inregistrarilor contabile aferente Proiectului
Înregistrările contabile aferente proiectului vor fi realizate de către un expert contabil în condiţiile legii care va semna si data documentele contabile aferente operaţiunilor din cadrul proiectului. Documentele originale pe baza cărora se înregistrează în contabilitatea Beneficiarului cheltuielile efectuate în cadrul Proiectului vor fi stampilate cu menţiunea "Solicitat rambursare FSE – POSDRU ID81807" în vederea evitării dublei finanţări.
Prezentul document reprezintă ST pe care "Beneficiarul" GRUP SCOLAR IND. DE TRANSPORT CAI FERATE GALATI consimte a îi încredinţa "expertului contabil" [numele firmei de expertiza] activitatea de inregistrare a veniturilor si cheltuielilor şi stampilarea documentelor originale cu mentiunea "solicitat rambursare FSE-POSDRU" si create cu ocazia implementarii proiectului din Contractului de finanţare ("contract de finanţare") finanţat în cadrul POS DRU – POSDRU/109/2.1/G/81807.

1. Responsabilităţile părţilor cu privire la angajament
"Beneficiarul" se referă la organizaţia care primeşte finanţarea nerambursabilă şi care a semnat contractul de finanţare cu Autoritatea de Management/Organismul Intermediar.
a. Beneficiarul este responsabil pentru furnizarea evidentei contabile analitice distinctă a Proiectului, utilizând conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaţiunilor referitoare la implementarea Proiectului, înconformitate cu dispoziţiile legale şi pentru asigurarea faptului că Cerea de Rambursare a Cheltuielilor poate fi reconciliata adecvat cu sistemul de contabilitate si inregistrare al beneficiarului, cu inregistrarile de baza si conturile contabile.
b. Beneficiarul acceptă ca abilitatea expertului contabil de a executa activitatile de inregistrare contabila cerute de acest angajament depinde de Beneficiar şi de partenerii săi dacă este cazul, furnizând acces liber şi total la personalul beneficiarului, la toate informatiile, documentele contabile şi înregistrările pe care expertul le consideră necesare în vederea indeplinirii obligatiilor din acest angajament.
"Expertul contabil" este persoana fizică sau firma de expertiza autorizată potrivit legislaţiei în vigoare de către autoritatea competentă, respectiv Corpul Expertilor Contabili din România, să desfăşoare activitatea de efectuare a inregistrarilor contabile aferente proiectului în conformitate cu reglementările adoptate de aceasta.
Expertul Contabil este responsabil pentru executarea procedurilor agreate aşa cum sunt specificate în aceste ST şi pentru transmiterea către Beneficiar a unui Raport privind Inregistrarile efectuate si Notele Contabile intocmite pe parcursul derularii operatiunilor generate de activitatile proiectului.

Expertul contabil este membru activ al CECCAR din România.
Expertul contabil nu a fost sancţionat în ultimii 3 ani de Departamentul de etică sau de către comisiile de disciplină ale CECCAR

2. Subiectul angajamentului

Subiectul acestui angajament este Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din activitatea persoanelor juridice şi fizice care trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori.

Inregistrarile contabile sintetice se vor intocmi pe baza documentele justificative ale operatiunilor financiare efectuate cu ocazia implementarii Proiectului si vor insoti Cererile de Rambursare a Cheltuielilor intermediare si finala aferente Contractului de finanţare pentru perioada <.02.08.2010-01.08.2012.>. Informaţiile, atât financiare cât şi non-financiare, care sunt supuse inregistrarii de către expert, reprezintă toate informaţiile care fac posibilă inregistrarea cheltuielilor pretinse de către Beneficiar în CRC.

3. Motivul angajamentului

Beneficiarul trebuie să transmită periodic Autorităţii de Management/Organismului Intermediar Cereri de Rambursare a Cheltuielilor care trebuie sa aiba la baza inregistrari contabile efectuate de un expert contabil în sprijinul plăţii solicitante de Beneficiar în conformitate cu articolul 7 al Condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare.

Responsabilul cu ordonanţarea cheltuielilor din cadrul AM solicită acest raport întrucât el realizează plata cheltuielilor solicitate de către Beneficiar, condiţionată în funcţie de acest raport al expertului si a mentiunii „solicitat rambursare FSE-POSDRU ID 61851” pe documentele contabile elaborate de beneficiar cu ocazia derularii activitatilor din Proiect, certificate de expert.

4. Tipul şi obiectivul angajamentului

Prezentul document constituie un angajament de a elabora proceduri specifice agreate cu privire la inregistrarea cheltuielilor unui contract de finanţare nerambursabilă finanţat în cadrul POS DRU. Obiectivul angajamentului este inregistrarea si certificarea de către expertul contabil a faptului că sumele solicitate spre rambursare de către Beneficiar în CRC pentru acţiunea finanţată în cadrul contractului de finanţare, s-au efectuat ("realitatea desfăşurării"), sunt legale ("legalitatea"), exacte ("exactitate") şi respecta legislatia ,precum şi transmiterea către Beneficiar a raportului intocmit si a Notelor contabile intocmite prin procedurile agreate executate. Eligibilitate înseamnă că fondurile furnizate în cadrul finanţarii nerambursabile au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare.

Având în vedere că acest angajament nu reprezintă un angajament de asigurarea a legalitatii operatiunilor inregistrate de expertul contabil nu furnizează o certificare in acest sens şi nu exprimă o asigurare. Autoritatea de Management/ Organismul Intermediar obţine asigurarea prin concluziile proprii pe care le trage din raportul intocmit si inregistrarile efectuate in baza documentelor contabile care stau la baza Raportului Financiar care insoteste CRC a Beneficiarului .

5. Scopul activităţii

Expertul contabil va îndeplini acest angajament atât în conformitate cu aceste ST, cât şi:
- în conformitate cu Legea Contabilitatii nr. 82/1991 (r4);
-in conformitate cu Standardul International privind serviciile conexe 4400 (ISRS) Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informatiile financiare” emis de catre IFAC si adoptat de catre CECCAR
- în conformitate cu Codul etic national al profesionistilor contabili; - în conformitate cu standardul profesional nr.22 Misiunea de examinare a contabilitaţii, întocmirea şi prezentarea situaţiilor financiare, ghid de aplicare emis de CECCAR.

6. Sarcini ce trebuiesc îndeplinite de ofertant

Atributiile postului: CONTABILITATE

Expertul contabil va data , semna si stampila documentele originale cu mentiunea ”Solicitat rambursare FSE POSDRU ID81807” care sunt anexe la Cererea de Rambursare a Cheltuielilor depusa de Beneficiar in vederea evitarii dublei finantari Expertul contabil verifica daca evidentele contabile ale Beneficiarului sunt in conformitate cu regulile pentru pastrarea inregistrarilor si cu regulile contabile din contractul de finantare.
Expertul contabil verifica daca informatiile din cererea de rambursare se reconciliaza cu sistemul de contabilitate si inregistrarile Beneficiarului (ex. Balanta de verificare , inregistrari din conturi analitice si sintetice).
Expertul contabil realizeaza o revizuire analitica a rubricilor cheltuielilor din Cererea de Rambursare si:

verifica daca bugetul din Cererea de Rambursare corespunde cu bugetul contractului de finantare (autenticitatea si autorizarea bugetului initial) si daca cheltuielile realizate au fost prevazute in bugetul contractului de finantare.
verifica daca suma totala solicitata la plata de Beneficiar nu depaseste finantarea nerambursabilamaxima prevazuta in Contractul de finantare, precum si sumele totale prevazute pe categorii de cheltuieli.
verifica daca orice amendament la bugetul contractului de finantare este in conformitate cu conditiile pentru astfel de amendamente .

Expertul contabil verifica daca cheltuielile pentru o tranzactie sau actiune au fost inregistrate corespunzator in sistemul contabil al Beneficiarului si in Cererea de rambursare si daca sunt sprijinite de evidente adecvate si support justificativ.
Expertul contabil verifica daca cheltuielile pentru o tranzactie au fost trecute corect pe categorii in Cererea de Rambursare.
Expertul contabil verifica daca Cererea de Rambursare este conforma cu conditiile contractului de finantare.
Expertul contabil verifica daca evidentele contabile ale Beneficiarului sunt in conformitate cu regulile pentru pastrarea inregistrarilor si cu regulile contabile din contractul de finantare.Scopul este de a evaula daca o verificare eficienta si efectiva a cheltuielilor este fezabila si a raporta exceptii importante si puncte slabe cu privire la contabilitate, pastrarea inregistrarilor, cerintele documentatiei, astfel incit Beneficiarul sa poata lua masuri ulterioare pentru corectarea si imbunatatirea acestora pe perioada de implementare ramasa a actiunii.

Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizuire analitică

Expertul contabil realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor din Cererea de Rambursare a Cheltuielilor.
Expertul contabil verifică dacă bugetul din Cererea de Rambursare a Cheltuielilor corespunde cubugetul contractului de finanţare (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial sau după addendum-uri), dacăcheltuielile realizate au fost prevăzute în bugetul contractului de finanţare, dacă suma totală solicitată laplată de Beneficiar nu depăşeşte finanţarea nerambursabilă maximă prevăzută în articolul 3.1 din Condiţii Generale şi Specifice ale contractului de finanţare, precum şi sumele totale prevăzute pe categorii decheltuieli şi dacă orice amendament la bugetul contractului de finanţare este în conformitate cu condiţiilepentru astfel de amendamente (inclusiv dacă se aplică necesitatea unui addendum la contractul de finanţare)aşa cum se prevede în Contractul de Finanţare.

Selectarea cheltuielilor pentru verificare

Cheltuielile solicitate de Beneficiar în Cererea de Rambursare a Cheltuielilor sunt prezentate în următoarele categorii:

Costuri cu resursele umane,
Costuri cu participanţii,
Alte costuri, din care cheltuieli de tip FEDR fiind evidenţiate distinct.

Categoriile de cheltuieli pot fi în principiu defalcate în tipuri de cheltuieli individuale sau tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici sau caracteristici asemănătoare. Forma şi natura probei suport (de ex o plată, un contract, o factură etc.) şi modul în care cheltuială este înregistrată (adică registrul de intrări) variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor şi acţiunilor sau tranzacţiilor de bază. In toate cazurile tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau financiară) a acţiunilor sau tranzacţiilor de bază, indiferent de tipul şi natura acţiunii sau tranzacţiei în cauză. Expertul contabil va verifica toate categoriile şi tipurile de cheltuieli prezentate in Cererea de Rambursare a Cheltuielilor.
Eligibilitatea costurilor directe. Expertul contabil verifică eligibilitatea costurilor directe în raport cu termenele şi condiţiile contractului de finanţare, în special cu articolul 4 din Condiţiile Generale si Speciale.
Acesta verifică dacă aceste costuri:

sunt necesare pentru desfăşurarea acţiunii. In acest sens, expertul contabil verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost asumate pentru scopul propus al acţiunii şi dacă au fost necesare pentru activităţile şi obiectivele acţiunii. Expertul contabil verifică mai departe dacă costurile directe sunt cuprinse în bugetul contractului şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost-eficienţă şi cea mai bună utilizare a banilor.
au fost asumate de Beneficiar sau de partenerii lui pe perioada de implementare a acţiunii.
sunt înregistrate în conturile Beneficiarului şi sunt identificabile, verificabile şi dovedite cu originalele evidenţelor suport.

Acurateţe şi înregistrare.

Expertul contabil verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fostînregistrate corespunzător în sistemul contabil al Beneficiarului şi în Cererea de Rambursare a Cheltuielilor şi dacă sunt sprijinite de evidenţe adecvate şi documente suport justificative. Aceasta include o evaluare adecvată şi utilizarea unor rate de schimb corecte, atunci când este cazul.

Clasificare.

Expertul contabil verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost inregistrate corect pe categorii în Cererea de Rambursare a Cheltuielilor. Conformitatea cu regulile de achiziţii publice. Regulile de achiziţie publica aplicabile tuturor contractelor de finanţare sunt cele naţionale. Expertul contabil financiar examinează ce reguli de achiziţii publice se aplică pentru fiecare categorie de cheltuieli, tipuri de cheltuieli. Expertul contabil verifică dacă Beneficiarul este în conformitate cu astfel de reguli şi dacă cheltuielile în cauză sunt eligibile.

Comunicarea şi raportarea.

Comunicarea şi raportarea cu privire la exercitarea contractului se va desfăşura numai utilizând formularele tip puse la dispoziţie de beneficiar.

Rezultatele ce trebuie realizate de prestatorul de servicii:

verifica si certifica evidenţa contabilă sintetică şi analitică;
verifica si certifica desfăşurarea activităţilor financiar-contabile în conformitate cu legile în vigoare (verificarea contabilităţii pe categorii şi pe fiecare obiect de evidenţă, verificarea contabilităţii valorilor materiale cantitativ-valoric sau numai valoric);
verifica si certifica evidenţa financiar contabila cu ajutorul programului informatic de contabilitate al beneficiarului,
verificarea, certificarea modului de indosariere si arhivare a documentelor financiar contabile (balanţe, fise cont, fise bugetare, etc)
calculează amortizarea activelor fixe corporale şi necorporale şi verifica/certifica pe fiecare luna situaţia amortizării, pentru mijlocele fixe aferente proiectului;
verifică si certifica existenţa recepţiei bunurilor, a serviciilor şi lucrărilor executate;
verifică si certifica înregistrarea tuturor deconturilor (deconturi pentru achizitie bunuri si materiale, deconturi deplasari interne si externe, deconturi diverse);
verificarea si certificarea înregistrarii ordinelor de plată, ştatelor de plată salarii şi a celorlalte rapoarte generate de programul de contabilitate;
verifica si certifica completarea declaraţiilor către bugetul statului şi către bugetele fondurilor speciale conform legislaţiei în vigoare şi transmite către responsabilul financiar
verifica si certifica completarea şi transmiterea situaţiilor statistice lunare, trimestriale şi semestriale la nivelul instituţiei publice beneficiare
verifica si certifica evidenţierea distinctă a cheltuielilor neeligibile în cadrul proiectului;
verifica si certifica eliberarea, la cerere, către persoanele interesate a adeverinţelor privind venitul net realizat, precum şi contribuţiile către fondul iniţial de asigurări de sănătate şi contribuţia către fondul de asigurări sociale.

Lista indicativă a tipurilor şi naturii documentelor (dovada) pe care expertul contabil le poate găsi adesea la inregistrarea cheltuielilor include:

Dovada prestării serviciilor precum rapoarte aprobate, fişe de pontaj, bilete de transport (incluzând tichetele de îmbarcare), dovada participării la seminarii, conferinţe şi stagii de pregătire (incluzând documentaţia relevantă şi materialele obţinute, certificatele) etc;
Dovada primirii bunurilor precum documente de recepţie din partea furnizorilor;
Dovada finalizării lucrărilor precum facturi şi chitanţe;
Dovada plăţii precum extrase bancare, înştiinţări de plată, dovada plăţii din partea subcontractorilor;
Pentru cheltuielile cu benzina şi motorina, o listă centralizatoare a distanţelor acoperite, consumul vehiculelor folosite, preţul carburanţilor şi costurile de întreţinere;
Registrele privind plăţile salariale şi personalul precum şi contractele aferente , statul de plată a salariilor, fişele de pontaj. Pentru personalul recrutat de pe plan local pentru contracte pe o perioada fixă, detalii ale remuneraţiilor plătite, probate de persoanele responsabile pe plan local, defalcate în salarii brute, contribuţii sociale aferente, asigurări şi salariul net. Pentru experţi şi/sau personalul din spatiul UE (dacă activitatea este implementată în Europa) analize şi defalcări ale cheltuielilor lunare a muncii prestate: evaluate pe baza preţurilor unitare pe unitatea cuantificabilă de timp şi defalcate în salariu brut, contribuţii şi asigurări sociale şi salariu net.
Înregistrări contabile analitice (în format electronic sau manual) din sistemul contabil integrat al Beneficiarului, precum Registrul jurnal, subcapitole ale acesteia şi toate conturile de salarii, registrele activelor fixe şi alte informaţii contabile relevante; Dacă expertul contabil consideră că documentele justificative necesare efectuarii inregistrarilor contabile nu sunt suficient de clare, trebuie să ceară clarificări de la Beneficiar.

Condiţii de plata

Plata se va face pe baza de facturi parţiale, emise pentru fiecare inregistrare si certificare a documentelor cuprinse in Rapoartele financiare in parte. Se va încheia un proces verbal de predare - primire a lucrarilor efectuate.
Valoarea facturii se va calcula in baza tarifului contractat si exprimat in lei.

OBSERVATIE – Beneficiarul se obliga sa furnIzeze ofertantului toate informaţiile si documentele necesare îndeplinirii obiectului contractului.

Intocmit
Consilier juridic
Rasiga Irina APROBAT
MANAGER PROIECT,
TURCESCU DUMITRU

DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE
PENTRU ACHIZIŢIA DE SERVICII DE EXPERT CONTABIL

CAIET DE SARCINI

Formulare

DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE PENTRU ACHIZIŢIA DE SERVICII DE EXPERT CONTABIL

CAIET DE SARCINI

Formulare

DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE
PENTRU ACHIZIŢIA DE SERVICII DE EXPERT CONTABIL